De "makkelijkste" manier om je personeelskost laag te houden, is er voor te zorgen dat je medewerkers gemotiveerd blijven. Gemotiveerde medewerkers zijn immers minder vaak afwezig en gaan minder snel op zoek naar een andere werkomgeving.

Afwezigheid kost je onderneming geld
Dat absenteïsme bedrijven enorm veel geld kost staat vast. In het 'Out of office 2012'-rapport van SD Worx  blijkt zelfs dat deze afwezigheid een bedrijf van 100 werknemers iets minder dan 90.000 euro kost. Dit bedrag komt grotendeels voort uit het gewaarborgd loon van 30 dagen. Verder blijkt ook dat de kost op 4 jaar tijd met bijna 15% gestegen is.

Bovenstaande kost is alleen de pure personeelskost. Kosten om vervanging te vinden of productieverlies zijn hier nog niet in rekening gebracht.

Afwezigheid werkt ook een groter personeelsverloop in de hand. Het zoeken naar nieuwe geschikte medewerkers is enorm belastend en duur voor een onderneming.

Afwezigheid zorgt voor bijkomende personeelsdruk
Naast het feit dat absenteïsme enorm veel geld kost, mag de toegenomen personeelsdruk ook niet onderschat worden. Onderstaande items zijn direct zichtbaar:

• Aanwezige medewerkers komen onder grotere werkdruk
• HR-verantwoordelijke krijgt extra verwerkingen
• De afdelingsverantwoordelijke dient logische oplossingen en vervangingen te vinden

Naarmate de collega zijn afwezigheid later meldt nemen de bijkomende problemen grotere proporties aan. Als een afwezigheid omwille van een trouw bijvoorbeeld een week op voorhand doorgegeven is, heeft dit een lagere impact dan een afwezigheid die 15 minuten voor aanvang telefonisch doorgegeven wordt.

Hoe kom je te weten welke impact absenteïsme heeft op jouw bedrijf?
Er zijn verschillende manieren om absenteïsme te meten binnen je bedrijf. Werk je zelf met een tijdsregistratieprogramma (bijvoorbeeld Protime), dan kan je vlot rapporten trekken per afdeling met onderstaande punten:

• Aantal werknemers actief in de afdeling
• Leeftijd
• Arbeider / bediende
• Man / vrouw
• Reden afwezigheid
• Aantal aanwervingen
• Aantal uit diensttredingen

Werk je niet zelf met een tijdsregistratieprogramma en geef je alles manueel door aan een sociaal secretariaat? Stuur dan een mailtje naar je dossierverantwoordelijke want deze kan in enkele minuten bovenstaande rapporten voor je opmaken. Zal je de resultaten later verder bewerken of verwerken in een presentatie, dan vraag je best om het rapport in een werkblad te plaatsen.

Ben je een kleine onderneming dan kan je misschien zelf een werkblad opmaken. Vul deze elke maand verder aan wanneer je de loonverwerking doet. Deze kan je dan ook direct gebruiken bij eventuele toekomstige gesprekken met een bepaalde werknemer.

Wat is een normaal absenteïsme?
Iedereen kan ziek worden, zoveel is zeker. Gemiddeld zijn medewerkers 47 uur per jaar afwezig ( studie SD Worx 2012 ), dit gemiddelde blijkt wel sectorafhankelijk alsook afhankelijk van het statuut van een werknemer.

• Hoe groter de onderneming, hoe hoger het absenteïsme
• Ziekteverzuim bij arbeiders is hoger dan bij bedienden
• Ziekteverzuim bij deeltijdse werkkrachten is hoger dan bij voltijdse krachten
• Vrouwen zijn iets vaker afwezig in vergelijking met mannen
• Oplopend absenteïsme per sector: secundair, tertiair en slechtste leerling in de klas: quartaire sector

Welke conclusies?
Elk rapport is zinloos als je het niet gebruikt om er conclusies uit te trekken. Stel je daarom volgende vragen:

• Zijn er bepaalde afdelingen extra gevoelig voor absenteïsme?
• Springt er een bepaalde personeelscategorie bovenuit?
• Is er een bepaalde periode waarbij de afwezigheid piekt?

Absenteïsmecijfers kan je vaak terugvinden in statistieken en studies die opgemaakt worden door een sociaal secretariaat. Vraag dus best even na of jouw sociaal secretariaat ook zulke cijfers ter beschikking stelt per sector of niet. Zoals bij zovele zaken is het mogelijk dat je dient te betalen om de studieresultaten te raadplegen.

Waarom zijn je medewerkers afwezig?
Als je merkt dat afwezigheid in je bedrijf of een afdeling beduidend hoger is dan wat je normaal mag verwachten, moet daarvoor een oorzaak voor te vinden zijn.  Ga daarom op zoek naar deze oorzaak en probeer ze bij de bron op te lossen, dit zal je bedrijf op termijn veel tijd en geld uitsparen. Het zal er eveneens voor zorgen dat je geen (of minder) goede werkkrachten verliest.

De oorzaken kunnen velerlei zijn en hoogstwaarschijnlijk gebonden aan je bedrijfsactiviteit:

• Slechte structuur of werkindeling binnen een specifieke afdeling of binnen het gehele bedrijf;
• Minder goede of zelfs slechte personeelsopvolging;
• Te hoge werkdruk;
• Conflicten op de werkvloer ( tussen werknemers onderling, met rechtstreekse oversten... )

Meten is weten
Eens je inzicht hebt in het absenteïsme binnen je bedrijf, is het tijd om te handelen. Denk na over de mogelijk te ondernemen stappen. Dit kan op individueel niveau zijn maar ook op niveau van een volledige afdeling. Ook de tussentijdse evaluatiegesprekken dienen misschien aangepast te worden of misschien zelfs nog in leven te worden geroepen.

Belangrijk is om het absenteïsme te blijven opvolgen en eventueel verder uit te werken. Zo kan je op termijn vlot inspelen op eventuele veranderingen of zelfs proberen het absenteïsme verder naar beneden te halen.