Hoe zorg je er als werkgever voor dat gsm’s op het werk functioneel en kostenbesparend gebruikt worden? Wij bezorgen je enkele tips...

Hoe zorg je er als werkgever voor dat gsm’s op het werk functioneel en kostenbesparend gebruikt worden? Wij bezorgen je enkele tips...

Afspraken voor bedrijfs-gsm’s
Als je als werkgever je werknemers een gsm van het bedrijf ter beschikking stelt, koppel je daar best enkele afspraken aan vast. Zo voorkom je niet alleen dat de zakelijke belkosten uit de hand lopen, maar ook dat werknemers hun bedrijfs-gsm al te vaak gebruiken voor persoonlijke telefoontjes. Bovendien bevordert een goede gsm-etiquette de bedrijvigheid en de sfeer op de werkvloer.

In wat volgt, sommen we enkele tips op waarmee je rekening kan houden bij het opstellen van een reglement voor het gebruik van bedrijfs-gsm’s.

Gsm-gebruik op kantoor
Met een vast telefoontoestel bel je het goedkoopst naar andere vaste lijnen en internationale telefoonnummers. Spreek daarom met je werknemers af dat ze op kantoor steeds hun vast toestel gebruiken voor dergelijke telefoontjes. Met een mobieltje bel je dan weer goedkoper naar gsm-nummers in het binnenland. Laat je werknemers daarom hun bedrijfs-gsm gebruiken voor mobiele nationale oproepen.

Houd er rekening mee dat een telefoongesprek doorschakelen kosten met zich meebrengt; een doorgeschakelde oproep wordt op dezelfde manier gefactureerd als een uitgaande oproep. Wijs je collega’s erop dat ze hun vast toestel niet doorschakelen naar hun bedrijfs-gsm als ze op kantoor zijn.

Gsm-gebruik onderweg
Een gsm wordt per definitie mobiel gebruikt: bij klanten, bij zakenrelaties, op verplaatsing met de trein of de wagen... In dat laatste geval is het belangrijk dat werknemers een headset of een carkit in hun wagen hebben. Als werkgever kan je er zelf een voorzien voor werknemers die geregeld op de baan zijn voor het uitvoeren van hun job.

Herinner je werknemers aan het feit dat de eerste belminuut ook volledig betaald moet worden, dat is althans bij sommige gsm-providers het geval. Je kan hen er bijvoorbeeld op wijzen dat ze een bericht moeten inspreken als ze op iemands voicemail terechtkomen, omdat de eerste belminuut sowieso betaald wordt. Op die manier weet diegene die gecontacteerd werd, waarom en waarover de beller telefoneerde.  

Gsm-gebruik in het buitenland
Vooral in het buitenland kan het gsm-gebruik van werknemers sterk oplopen. Een gesprek van enkele minuten kan al voor een flinke rekening zorgen, want wie in het buitenland een gsm-oproep ontvangt, moet zelf de kosten vanaf de landsgrens betalen. Zelfs al wordt de persoon in kwestie gebeld vanuit het land waar hij zich op dat ogenblik bevindt.

Hoe kan je dergelijke kosten beperken? Laat geen gsm-nummers op de visitekaartjes van je werknemers drukken. Je laat werknemers ook best niet te uitbundig hun mobiele telefoonnummer doorgeven aan relaties in het buitenland. Het is beter om in dat geval een vast nummer door te geven voor oproepen, het telefoonnummer van het hotel bijvoorbeeld. 

Privégebruik van bedrijfs-gsm’s afremmen
Als werkgever kan je ervoor opteren dat bedrijfs-gsm’s enkel voor zakelijke doeleinden gebruikt worden of je geeft toestemming voor het persoonlijk gebruik van de bedrijfs-gsm als alternatieve verloning. Zowel in het eerste als in het tweede geval zal je enige controle moeten uitoefenen. Dat weerhoudt werknemers ervan al te buitensporig met hun bedrijfs-gsm om te springen: niet alleen op het werk zelf, maar ook daarbuiten.

Hoe ontmoedig je al te ijverige mobiele bellers als werkgever? Je kan je werknemers wijzen op de individuele kosten en de gsm-kosten publiceren: bijvoorbeeld een maandelijks document in de vergaderzaal ophangen of via het intranet ter beschikkings tellen. Hierop hoeven niet alle namen te staan, je kan ook enkel de werknemers die in de top-3 of top-10 van duurste bellers staan, vermelden. Of je kan minder publiekelijk actie ondernemen en werknemers met in het oog springende facturen persoonlijk aanspreken over hun gsm-gebruik. Vaak zal dit al voldoende zijn om de werknemers af te remmen wat hun gsm-gebruik betreft. Zwaai dus niet meteen met sancties, wil je gemotiveerde werknemers behouden.  

Gsm-etiquette op het werk

Gsm’s kunnen erg storen op het werk. Met de volgende afspraken verklein je de kans op irritaties en verhoog je de productiviteit:

• Gsm’s horen uit te staan tijdens een vergadering, zakenlunch, presentatie, seminarie... Oproepen en voicemails worden pas tijdens de pauze behandeld.
• Opvallende gsm-jingles zijn uit den boze. Kies een neutrale jingle die niet te luid staat of nog beter op trilfunctie.
• Laat gsm’s niet onbewaakt achter; het is niet de bedoeling dat een collega andermans oproep beantwoordt.
• Privé-oproepen mogen niet achter de bureau gepleegd of beantwoord worden, zo stoor je je werkende collega’s niet.