InfoTalia Jobs
  Recepten
Vakantieplanner
Lastminutes
Lastminutes
Bouwgids
Bestemmingen
Klusjesgids
Bouwgids
Recepten
Recept
Energie
Energie
Dating Belgi√ę
Dating
 
Home logo Solliciteren logo Carrière logo Ontslag logo Werk logo Vacatures Gent logo WorkTalia Jobs logo HRM
  InfoTalia > Jobs > Werk > Functioneren > Artikeldetail  
logo logo logo
logo logo logo
Hoe houd je een efficiŽnte vergadering?

Vergadering - efficiŽntie - vergaderen - vergadering leiden en voorbereiden
De meeste bedrijven besteden heel wat tijd en geld aan vergaderingen. Toch gebeurt het meer dan eens dat deze meetings niet echt efficiŽnt zijn. We geven alvast enkele tips om er voor te zorgen dat je vergadering de nodige resultaten oplevert.
 

 

Waarom vergaderen?
Een vergadering mag geen gewoonte zijn. Het is dan ook de bedoeling dat er een meeting georganiseerd wordt omdat:

  • men belangrijke informatie (zakencijfer, nakende ontslagen) wenst te verspreiden.
  • er over een bepaalde kwestie of probleem besluiten moeten genomen worden.
  • men opinies of inzichten over een (nieuw) thema wil bekomen.
  • men oplossingen wil bekomen voor een specifiek probleem.
  • er nieuwe taken worden toebedeeld binnen het bedrijf.

Er liggen dus altijd een of meerdere thema's aan de basis van een vergadering. De bedoeling van deze meeting ligt er nu net in om dat thema, of elementen van dat thema, aan te snijden. Zo kan men uiteindelijk komen tot een actieplan.

Voorbereiding van een vergadering
In de voorbereiding van een vergadering kruipt heel wat tijd en energie. Toch is een goede voorbereiding onontbeerlijk voor een vlot verlopende en efficiŽnte vergadering.

Een agenda krijgt daarbij een cruciale rol weggelegd. Op deze agenda worden de punten geplaatst die het bedrijf tijdens de vergadering aan bod wil laten komen. Om een idee te krijgen van de duur van een vergadering kan je per agendapunt dat aan bod moet komen een bepaalde tijdsduur bijvoegen. Weet je aan de hand van de te behandelen agendapunten dat het een lange vergadering zal worden? Splits deze dan uit in twee meetings.

Naast agendapunten kan je ook een lijst opstellen van wie de vergadering zal bijwonen. Hou deze lijst zo kort mogelijk. Al te vaak zorgen (te) veel deelnemende personen er voor dat de vergadering minder vlot verloopt of te lang aansleept. Selecteer dan ook alleen deze personen die een bijdrage kunnen leveren aan de specifieke agendapunten. 

Let er bovendien op dat deze personen zich niet laten vervangen door collega's die minder kennis ter zake hebben. Hun inbreng zal daardoor heel wat kleiner zijn wat het verloop van de vergadering niet ten goede komt. Bovendien hebben deze 'vervangers' ook niet zo veel aan deze vergadering.

Verstuur de uitnodigingen voor de vergadering op tijd door. Zo heb je een kijk op hoeveel personen de vergadering zullen bijwonen.

Zorg voor een goede en rustige vergaderruimte. Ga na of er voldoende plaats en aansluitmogelijkheden beschikbaar zijn indien je tijdens de vergadering technische instrumenten (projector, laptop of televisie) wil gebruiken. 

Bestel vooraf de nodige drank en hapjes die tijdens de vergadering genuttigd zullen worden.

Tijdens de vergadering
Het is gebruikelijk dat ťťn persoon de vergadering opent en in goede banen leidt. Deze voorzitter houdt zich bezig met:

  • het tijdsverloop van de vergadering: vermijd daarbij (te) lange vergaderingen. Las, indien nodig, meerdere pauzes in. Hou je aan de agendapunten en zorg dat er niet (te veel) van deze punten afgeweken wordt. 
  • welke persoon wanneer aan het woord komt: hou daarbij rekening met de specifieke agendapunten.

Het is tijdens een vergadering heel belangrijk dat er discipline heerst. Wanneer meerdere personen door elkaar praten, zal de vergadering niet het gewenste resultaat opleveren. Zorg er bovendien voor dat de vergadering niet te saai is. Dat kan je verhelpen door interactiviteit en technische hulpmiddeltjes.

Zorg dat de vergadering niet verstoord wordt. Schakel telefoons en mobieltjes desnoods uit.

Tijdens de vergadering dienen de behandelde agendapunten genoteerd te worden. Aan de hand van deze notities kan er achteraf een verslag geschreven worden.  

Rond de meeting af door tot een of meerdere conclusies te komen.

Na de vergadering
Een vergadering is pas succesvol als er effectief acties uit voortvloeien. Deze acties zijn er op gericht om de behandelde agendapunten te veranderen of te optimaliseren. Het is daarbij de bedoeling dat iedereen het verslag (en eventuele actiepunten) van de vergadering ontvangt.

Vorig artikel
Beknopt of uitvoerig verslag? Soorten notulen bij vergaderingen
Volgend artikel
Overtuigingskracht? Argumenteren kan je leren!

 


Lees ook onderstaande artikels:
Leuke middagpauzes op het werk
Een frisse werkplek creŽren
Beknopt of uitvoerig verslag? Soorten notulen bij vergaderingen
Hoe houd je een efficiŽnte vergadering?
Overtuigingskracht? Argumenteren kan je leren!
Stress op het werk? Een paar oplossingen
Spreken voor publiek


Vacatures dicht bij huis
team leader chemical laboratory
Puurs
technisch tekenaar
Gullegem
senior data analyst - team leader
Antwerpen
collection manager
Ixelles
project engineer vacuum technology
Gent
Vacatures dicht bij huis >
logo

Bezoek ook

» Voorbeeld ontslagbrief
» Voorbeeld sollicitatiebrief
» Pensioen
» Job zoeken via Accent Jobs
» TEST: Past je job bij je?
» TEST: Ben jij verslaafd aan je werk?
» TOOL:Bereken voordeel alle aard bedrijfswagen
» TOOL:Bereken netto vakantiegeld
» TOOL:Echte loonkost bediende per jaar
» TOOL:Bereken netto eindejaarspremie 2017

logo
Boodschap van onze adverteerders
logo Hosting by COMBELL | InfoTalia | Privacy Policy | Disclaimer | Français
InfoTalia | In balans | Culinair | Psyche | Reizen | Wonen | Tuin | Mama | Dossiers
InfoTalia gebruikt cookies om je een zo goed mogelijke ervaring te geven. Meer informatie > Ik snap het!