Verlies van tijd en geld
Heb je zowel in de living als in de keuken als op je bureau stapels post liggen die dringend gesorteerd moeten worden? Heb je er enig idee van waar de brandpolis van je woning ligt? Weet je de handleiding van je videorecorder liggen die je vorig jaar gekocht hebt? Vind je garantiebewijzen van defecte apparaten snel terug of moet je je eerst doorheen een berg administratie worstelen?...
Als je op één van deze vragen ontkennend moet antwoorden, dan is het lezen van dit artikel een must voor jou. Een chaotische administratie kost je bij het zoeken van bepaalde documenten ontzettend veel tijd. Bepaalde documenten die spoorloos verdwenen zijn, kosten je bovendien geld. Denk bijvoorbeeld aan een verdwenen garantiebewijs, waardoor je zelf instaat voor de reparatiekosten, of zoek geraakte bankuitreksels waarvan je alleen tegen betaling een dubbel exemplaar krijgt. Ook voor laattijdige betalingen van rekeningen rekenen de meeste bedrijven extra administratieve kosten aan.
Post systematisch verwerken
De meeste administratie bereikt ons via de post. Als je er een tijdje niet naar omkijkt, groeit die stapel snel aan waardoor we al met tegenzin aan de administratie beginnen. Daarom is het een goed idee om post meteen te ordenen.
Hoe doe je dat? Schaf jezelf een postbakje aan met verschillende niveaus. Met labels geef je aan in welk vak je wat legt. Bijvoorbeeld:
Post in de brievenbus? Met een postbakje heb je geen excuus meer om brieven ergens te laten rondslingeren. Orden ze onmiddellijk in het daartoe voorziene vak van je postbakje. Maak vervolgens één keer per week op een vast tijdstip de postvakjes met rekeningen en belangrijke documenten leeg. Dan kan je meteen alle rekeningen betalen. Telefoon- of internetbankieren is hiervoor het meest aangewezen, dan hoef je je niet te verplaatsen naar een bankkantoor. Met het aanduiden van een memodatum wordt de overschrijving pas op het laatste ogenblik verwerkt, zodat je geen rentedagen misloopt. Ten slotte orden je de op te ruimen documenten in je archiefsysteem; de rekeningen die je zonet betaald hebt, kan je dan ook meteen wegbergen.
Een vaste plek voor je administratie
Kies een vaste plek in huis uit waar je je administratie afhandelt. Afhankelijk van de grootte van het gezin, heb je weinig of veel plek nodig: gaande van een lade, een schap tot een bureau. In ieder geval kies je best een plek dichtbij de bureau of een tafel. Zo voorkom je dat je je paperassen telkens naar een andere kamer moet verhuizen.
Zorg ervoor dat je op die plek alles bij de hand hebt wat je nodig kan hebben: pen en papier, paperclips, perforator, nietjes en nietjesmachine, grote en kleine enveloppen, postzegels, lijm en schaar, post-its, plastic mapjes... Ook dan verlies je minder tijd met zoeken, waardoor je je administratie sneller afgewerkt hebt.
Soorten archiefsystemen
Berg je papieren systematisch op in een van de volgende archiefsystemen:
Welk systeem je best kiest, verschilt van persoon tot persoon. We hebben de grootte van je huishouden al aangehaald als factor en de aanwezigheid van kinderen. Misschien ben je een bepaald archiefsysteem gewoon van op je werk, en vind je het prettig om daar ook thuis mee te werken.
Wat er allemaal in je archiefsysteem hoort te zitten, leggen we hieronder uit. We maken daarbij een onderscheid tussen je financiële, je persoonlijke en je huishoudelijke administratie.
Financiële administratie
Welke financiële documenten dien je bij te houden?
Naast officiële documenten is het een goed idee om rekeningen en betalingsbewijzen bij te houden. Het gaat dan niet over de rekeningen van bij de bakker of supermarkt, maar over dit type aankopen:
producten met garantie
betalingsbewijzen die je kan voorleggen bij een schadeclaim: bijvoorbeeld je fiets is gestolen, je hifiketen is in vlammen opgegaan...
betalingsbewijzen van aankopen die je aangeeft bij de belastingen
Persoonlijke administratie
Onderstaande documenten hoef je niet vaak voor te leggen, maar het kost je wel veel moeite als je de verschillende documenten moet beginnen verzamelen op het ogenblik dat men ernaar vraagt (bijvoorbeeld bij een nieuwe job):
Aangezien dit soort administratie heel persoonlijk is, maak je best een stapel voor elk gezinslid.
Huishoudelijke administratie
De meeste onderdelen van je huishoudelijke administratie zijn facultatief. Toch besteed je ook best hier even aandacht aan, het zal je veel tijd en kopzorgen besparen:
Van tijd tot tijd koop je enkele nieuwe meubels, behang je de living, verf je de kelder of hang je nieuwe gordijnen in de keuken... Waarom zou je telkens opnieuw de afmetingen van kamers of ramen berekenen, als je ze net zo goed kan bijhouden voor de volgende keer dat je ze nodig hebt?
Een uitleenboekje is erg handig als men vaak spullen van je leent. Zo weet je zeker wie wat vanaf wanneer heeft uitgeleend én of je het al teruggekregen hebt.
Zorg ervoor dat je van alle sleutels minstens één reservesleutel hebt en berg die op in een bakje.
