InfoTalia Wonen
  Recepten
Vakantieplanner
Lastminutes
Lastminutes
Bouwgids
Bestemmingen
Klusjesgids
Bouwgids
Recepten
Recept
Energie
Energie
Dating België
Dating
 
Immo logo Verhuizen logo Bouwgids logo Huishouden logo Interieur logo Vlekkengids logo Energie
  Wonen > Huishouden > Huisraad > artikeldetail  
logo logo logo
logo logo logo
Je administratie op orde brengen

Je administratie op orde brengen - archief - klasseren - archiefsysteem - documenten en orde...
Roep op tijd een halt toe aan de papierberg in huis. Met een postvak en archiefsysteem kan je documenten keurig opbergen zodat je geen tijd verliest met zoeken als je ze nodig hebt.
 

 

Verlies van tijd en geld

Heb je zowel in de living als in de keuken als op je bureau stapels post liggen die dringend gesorteerd moeten worden? Heb je er enig idee van waar de brandpolis van je woning ligt? Weet je de handleiding van je videorecorder liggen die je vorig jaar gekocht hebt? Vind je garantiebewijzen van defecte apparaten snel terug of moet je je eerst doorheen een berg administratie worstelen?...

 

Als je op één van deze vragen ontkennend moet antwoorden, dan is het lezen van dit artikel een must voor jou. Een chaotische administratie kost je bij het zoeken van bepaalde documenten ontzettend veel tijd. Bepaalde documenten die spoorloos verdwenen zijn, kosten je bovendien geld. Denk bijvoorbeeld aan een verdwenen garantiebewijs, waardoor je zelf instaat voor de reparatiekosten, of zoek geraakte bankuitreksels waarvan je alleen tegen betaling een dubbel exemplaar krijgt. Ook voor laattijdige betalingen van rekeningen rekenen de meeste bedrijven extra administratieve kosten aan.

 

Post systematisch verwerken

De meeste administratie bereikt ons via de post. Als je er een tijdje niet naar omkijkt, groeit die stapel snel aan waardoor we al met tegenzin aan de administratie beginnen. Daarom is het een goed idee om post meteen te ordenen.

 

Hoe doe je dat? Schaf jezelf een postbakje aan met verschillende niveaus. Met labels geef je aan in welk vak je wat legt. Bijvoorbeeld:

  • een vak met te betalen rekeningen
  • een vak met op te ruimen documenten
  • een vak voor een tijdelijk project zoals een huwelijk, een nieuw huis of een verhuizing
  • een vak voor persoonlijke post van de ouders
  • een vak voor persoonlijke post van de kinderen...

Post in de brievenbus? Met een postbakje heb je geen excuus meer om brieven ergens te laten rondslingeren. Orden ze onmiddellijk in het daartoe voorziene vak van je postbakje. Maak vervolgens één keer per week op een vast tijdstip de postvakjes met rekeningen en belangrijke documenten leeg. Dan kan je meteen alle rekeningen betalen. Telefoon- of internetbankieren is hiervoor het meest aangewezen, dan hoef je je niet te verplaatsen naar een bankkantoor. Met het aanduiden van een memodatum wordt de overschrijving pas op het laatste ogenblik verwerkt, zodat je geen rentedagen misloopt. Ten slotte orden je de op te ruimen documenten in je archiefsysteem; de rekeningen die je zonet betaald hebt, kan je dan ook meteen wegbergen.

 

Een vaste plek voor je administratie

Kies een vaste plek in huis uit waar je je administratie afhandelt. Afhankelijk van de grootte van het gezin, heb je weinig of veel plek nodig: gaande van een lade, een schap tot een bureau. In ieder geval kies je best een plek dichtbij de bureau of een tafel. Zo voorkom je dat je je paperassen telkens naar een andere kamer moet verhuizen.

 

Zorg ervoor dat je op die plek alles bij de hand hebt wat je nodig kan hebben: pen en papier, paperclips, perforator, nietjes en nietjesmachine, grote en kleine enveloppen, postzegels, lijm en schaar, post-its, plastic mapjes... Ook dan verlies je minder tijd met zoeken, waardoor je je administratie sneller afgewerkt hebt.

 

Soorten archiefsystemen

Berg je papieren systematisch op in een van de volgende archiefsystemen:

  • Harmonicamap - Als je niet veel plaats nodig hebt, is een harmonicamap heel handig. Deze map is ingedeeld in verschillende vakken waar je labels aan kan bevestigen: bijvoorbeeld auto, verzekeringen, belastingen...

  • Tijdschriftencassettes - Is je administratie al wat meer uit de kluiten gewassen, dan zijn tijdschriftencassettes een goede keuze. Werk dan wel met plastic mapjes om te vermijden dat zo’n cassette een rommeltje wordt.

  • Ordners - Ordners zijn handiger dan cassettes, wel heb je voortdurend een perforator nodig of je moet met plastic mapjes werken. Kies voor elk onderwerp een ordner en werk met tabbladen per jaar of per soort: bijvoorbeeld verzekeringen: brandverzekering, reisverzekering, levensverzekering, ziekteverzekering... Of werk met jaarmappen waarin je de verschillende onderwerpen met tabbladen markeert.

  • Hangmappen - Als je veel moet wegbergen, zijn hangmappen erg handig. Ook hierbij kan je op de mappen een label invullen met de inhoud ervan. Afhankelijk van je behoeften kan je kiezen voor hangmappen in een kistje, in een ladeblok of in een hele kast. Het voordeel hiervan is dat je ze ook op slot kan doen. Dat kan erg handig zijn als je nieuwsgierige kinderen hebt of kinderen die met hun grijpgrage handjes overal aan willen zitten...

  • Digitaal archief - Sommige mensen werken met een digitale administratie. Ze downloaden hun rekeninguittreksels via internetbankieren en scannen verder alle belangrijke documenten in zodat ze steeds een exemplaar kunnen afdrukken. Het voordeel is dat je niet meer met stapels papieren zit, maar met mapjes op de harde schijf van je computer. Het nadeel is dat je nog steeds een papieren administratie zal nodig hebben: handtekeningen dienen nu eenmaal origineel te zijn. Bovendien bestaat het gevaar voor computercrashes, dus meerdere backups zijn aangewezen. Zorg ook voor een goede beveiliging.

Welk systeem je best kiest, verschilt van persoon tot persoon. We hebben de grootte van je huishouden al aangehaald als factor en de aanwezigheid van kinderen. Misschien ben je een bepaald archiefsysteem gewoon van op je werk, en vind je het prettig om daar ook thuis mee te werken.

 

Wat er allemaal in je archiefsysteem hoort te zitten, leggen we hieronder uit. We maken daarbij een onderscheid tussen je financiële, je persoonlijke en je huishoudelijke administratie.

 

Financiële administratie

Welke financiële documenten dien je bij te houden?

  • rekeningen en betalingsbewijzen van producten en diensten
  • verzekeringspapieren, -contracten en -polissen
  • documenten over leningen en hypotheken
  • documenten over aandelen en andere waardepapieren
  • documenten over erfenissen en testamenten
  • documenten van de wagen

Naast officiële documenten is het een goed idee om rekeningen en betalingsbewijzen bij te houden. Het gaat dan niet over de rekeningen van bij de bakker of supermarkt, maar over dit type aankopen:

producten met garantie

betalingsbewijzen die je kan voorleggen bij een schadeclaim: bijvoorbeeld je fiets is gestolen, je hifiketen is in vlammen opgegaan...

betalingsbewijzen van aankopen die je aangeeft bij de belastingen

 

Persoonlijke administratie

Onderstaande documenten hoef je niet vaak voor te leggen, maar het kost je wel veel moeite als je de verschillende documenten moet beginnen verzamelen op het ogenblik dat men ernaar vraagt (bijvoorbeeld bij een nieuwe job):

  • paspoort
  • kopie van rijbewijs en identiteitskaart
  • geboorteattest
  • trouwboekje
  • diploma’s en getuigschriften
  • arbeidscontracten en loonfiches
  • medische gegevens en inentingsbewijzen
  • testament en codicil

Aangezien dit soort administratie heel persoonlijk is, maak je best een stapel voor elk gezinslid.

 

Huishoudelijke administratie

De meeste onderdelen van je huishoudelijke administratie zijn facultatief. Toch besteed je ook best hier even aandacht aan, het zal je veel tijd en kopzorgen besparen:

  • gegevens over je huis: bouwjaar, afmetingen van de kamers, grootte van ramen...
  • adresboek: maak een onderscheid tussen privécontacten en zakelijke contacten zoals de loodgieter, de electricien, de huisarts, noodnummers...
  • inventaris
  • gebruiksaanwijzingen
  • wasvoorschriften
  • garantiebewijzen
  • reservesleutels
  • uitleenboekje
  • recepten

Van tijd tot tijd koop je enkele nieuwe meubels, behang je de living, verf je de kelder of hang je nieuwe gordijnen in de keuken... Waarom zou je telkens opnieuw de afmetingen van kamers of ramen berekenen, als je ze net zo goed kan bijhouden voor de volgende keer dat je ze nodig hebt?

 

Een uitleenboekje is erg handig als men vaak spullen van je leent. Zo weet je zeker wie wat vanaf wanneer heeft uitgeleend én of je het al teruggekregen hebt.

 

Zorg ervoor dat je van alle sleutels minstens één reservesleutel hebt en berg die op in een bakje.

Vorig artikel
Koper schoonmaken en doen glanzen
Volgend artikel
Tips voor treuzelaars en uitstellers

 


Lees ook onderstaande artikels:
Hoe poets je zilver?
Hoe reinig je glazen en vazen?
Koper schoonmaken en doen glanzen
Je administratie op orde brengen
Tips voor treuzelaars en uitstellers
Onderhoud en schoonmaak van rvs, inox of roestvast staal
Aardewerk, poets- en onderhoudstips
Ontstof je stofkwast, tips voor een kraaknette plumeau
Tips voor meer opbergruimte en kasten
Schimmel in huis, risico’s en detectie
Schimmel in huis: aanpak en reiniging
De grote lenteschoonmaak: de basisregels


Forum
Klik hier om naar ons forum te gaan.
Boodschap van onze adverteerders
Vacatures dicht bij huis
bediende hoofdmagazijnier
Hamme
logistiek medewerker lubmarine
Ertvelde
dossierverantwoordelijke voor familiaal bibf kantoor tienen
Tienen
hr assistant (tijdelijk)
Gent
automation engineer
Dendermonde
Vacatures dicht bij huis >
» Huis te huur of te koop
» Appartement te huur of te koop
» Garage te huur of te koop,
» Grond te koop
» Kantoren huren of kopen
» Nieuwbouwappartementen kopen
Tools & Tests
» Ben je een kleurenexpert?
» Ben je een huishoudprinses?
» Verfcalculator: bereken je hoeveelheid verf.
» Bereken het vermogen van de verwarming
» Sluipverbruik berekenen
» NIEUW Hoeveel elektriciteit verbruik je?
» Bereken energieverbruik elektrische wagen
» Bereken het volume van je boiler
» Bereken het rendement van zonnepanelen

Bezoek ook

» Dossier Retro interieur.
» Vlekkeloze oven open u: hoe reinig je je oven?
» Groene energie gebruiken in de woning.
Bouwen en verbouwen
» Kachels & haarden
» Vocht & waterdichting
» Elektriciteit
» Sanitair & verwarming
» Dak & dakbekleding
» Isolatie
» Keukens
» Badkamer
» Ventilatie & airco
Alle rubrieken >
logo Hosting by COMBELL | InfoTalia | Privacy Policy | Disclaimer | Français
InfoTalia | In balans | Culinair | Psyche | Reizen | Wonen | Tuin | Mama | Dossiers
InfoTalia gebruikt cookies om je een zo goed mogelijke ervaring te geven. Meer informatie > Ik snap het!