Dites non à temps la montagne de paperasses à la maison. Avec un bac à courrier et un système d’archivage, vous pouvez ranger soigneusement les documents afin de ne pas perdre de temps en cherchant ce dont vous avez besoin.

Perte de temps et d’argent
Avez-vous tant dans le living, dans la cuisine que dans votre bureau des tas de courriers qui doivent être triés d’urgence ? Avez-vous la moindre idée de l’endroit où se trouve la police d’assurance de votre habitation ? Savez-vous où se trouve le manuel de l’enregistreur vidéo que vous avez acheté l’année passée ? Retrouvez-vous rapidement les preuves de garantie des appareils défectueux ou devez-vous d’abord entreprendre une recherche dans une montagne de papiers ?...
 
Si vous répondez négativement à l’une de ces questions, la lecture de cet article est indispensable pour vous. Une administration chaotique vous fait perdre énormément de temps lors de la recherche de certains documents. Certains documents disparus sans laisser de trace vous coûtent en plus de l’argent. Pensez par exemple à une preuve de garantie perdue, qui vous oblige à payer les frais de réparation, ou des extraits de banque introuvables dont vous ne pouvez recevoir une copie que contre paiement. Pour les paiements tardifs de factures, la plupart des entreprises imposent aussi des frais administratifs supplémentaires.
 
Traitement systématique du courrier
La plupart des documents administratifs nous parviennent par courrier. Si vous ne vous en occupez pas pendant un certain temps, ce tas grandit rapidement, ce qui vous décourage de le trier. Il est donc judicieux de classer immédiatement le courrier.
 
Comment faire ? Achetez-vous un bac à courrier avec plusieurs niveaux. Avec des étiquettes, indiquez ce que vous mettez dans chaque case. Par exemple :
un casier avec les factures à payer
un casier avec les documents à ranger
un casier pour un projet provisoire comme un mariage, une nouvelle maison ou un déménagement
un casier pour le courrier personnel des parents
un casier pour le courrier personnel des enfants...
Du courrier dans la boîte aux lettres ? Avec un tel système de classement, vous n’avez plus d’excuse pour laisser traîner des lettres. Rangez-les immédiatement dans le casier prévu à cet effet. Videz ensuite une fois par semaine à un moment déterminé les casiers comprenant des factures et des documents importants. Vous pouvez alors payer immédiatement toutes les factures. Les opérations bancaires par téléphone ou Internet sont recommandées à cette fin, vous évitant de vous déplacer jusqu’à votre agence. En indiquant une date mémo sur le virement, il est traité au dernier moment, afin de profiter des intérêts jusqu’au bout. Il ne reste plus qu’à classer les documents à ranger dans votre système d’archivage ; vous pouvez donc immédiatement classer les factures que vous venez de payer.
 
Un lieu fixe pour votre administration
Choisissez un lieu fixe pour traiter votre administration. Selon la taille de votre ménage, vous avez besoin de peu ou de beaucoup d’espace : d’un tiroir, une étagère à un bureau. En tout cas, choisissez de préférence un endroit proche d’un bureau ou d’une table pour éviter de devoir à chaque fois déménager de la paperasse dans une autre pièce.
 
Veillez à avoir à cet endroit-là à portée de main tout ce dont vous auriez besoin : stylo et papier, trombones, perforatrice, agrafes et agrafeuse, grandes et petites enveloppes, timbres, colle et ciseaux, post-its, fardes en plastique... Vous perdrez aussi moins de temps lors de la recherche, ce qui accélérer le traitement de votre administration.
 
Types de systèmes d’archive
Rangez systématiquement les papiers dans l’un des systèmes d’archivage suivants :

• Farde en harmonica – Si vous n’avez pas besoin de beaucoup de places, une farde en harmonica (à soufflets) est très pratique. Cette farde est répartie en différents compartiments sur lesquels vous pouvez apposer des étiquettes : par exemple voiture, assurances, impôts...
  
• Porte-revues – Si votre administration prend plus de places, les porte-revues constituent un bon choix. Travaillez alors avec des fardes en plastique pour éviter un véritable fouillis.
  
• Classeurs – Les classeurs sont plus pratiques que les cassettes, mais vous avez toujours besoin d’une perforatrice ou vous devez travailler avec des fardes en plastique. Désignez un classeur par sujet et travaillez avec des intercalaires par année ou type : par exemple assurances : assurance incendie, assurance voyage, assurance vie, assurance maladie... Vous pouvez aussi travailler avec des fardes annuelles où vous marquez les différents sujets avec des intercalaires.
  
• Dossiers suspendus - Si vous avez beaucoup à ranger, les dossiers suspendus sont très pratiques. Vous pouvez aussi compléter des étiquettes sur les fardes mentionnant leur contenu. Selon vos besoins, vous pouvez choisir des dossiers suspendus dans une petite caisse, dans un bloc de tiroirs ou dans toute une armoire. L’avantage est que vous pouvez également les fermer à clé. Cela peut être très pratique si vous avez des enfants curieux ou des enfants qui vont chipoter partout...
  
• Archives numériques - Certaines personnes travaillent avec une administration numérique. Elles téléchargent leurs extraits de compte par le biais des opérations bancaires en ligne et scannent tous les documents importants afin de pouvoir toujours en imprimer un exemplaire. L’avantage est de ne plus devoir gérer des tonnes de papier, mais des dossiers sur le disque dur de votre ordinateur. L’inconvénient est que vous aurez toujours besoin d’une administration papier : les signatures doivent être originales. De plus, il y a toujours un risque de crash d’ordinateur, donc plusieurs back-ups sont recommandés. Veillez également à une bonne sécurisation.

Le meilleur système dépend d’une personne à l’autre. Nous avons déjà cité la taille du ménage comme facteur et la présence d’enfants. Vous êtes peut-être habitué à un certain système d’archivage à votre travail et vous trouverez plus simple de l’utiliser aussi à la maison.
 
Nous expliquons ci-dessous tout ce qui doit se trouver dans votre système d’archivage. Nous faisons ici une distinction entre votre administration financière, personnelle et domestique.
 
Administration financière
Quels documents financiers devez-vous conserver ?
factures et preuves de paiements de produits et services
documents, contrats et polices d’assurance
documents sur des prêts et des hypothèques
documents sur des actions et autres titres
documents sur des héritages et des testaments
documents de la voiture
Outre les documents officiels, il est judicieux de conserver les factures et les preuves de paiement. Il ne s’agit pas des tickets du boulanger ou du supermarché, mais du type d’achat suivant :
produits avec garantie
preuves de paiements que vous pouvez présenter en cas de sinistre : par exemple en cas de vols de votre vélo, si votre chaîne hi-fi a été brûlée ...
preuves de paiements d’achats que vous déclarez aux impôts
 
Administration personnelle
Vous ne devez pas souvent présenter les documents ci-dessous, mais cela demande beaucoup d’efforts si vous devez réunir ces différents documents au moment où on vous les demande (par exemple pour un nouvel emploi) :

• passeport
• copie de permis de conduire et de carte d’identité
• certificat de naissance
• carnet de mariage
• diplômes et attestations
• contrats de travail et fiches salariales
• données médicales et preuves de vaccination
• testament et codicille

Comme ce type d’administration est très personnel, faites de préférence un tas pour chaque membre de la famille.
 
Administration domestique
La plupart des éléments de votre administration domestique sont facultatifs. Consacrez-y tout de même de l’attention, car cela vous fera gagner beaucoup de temps et vous évitera des soucis :

• données sur votre maison : année de construction, dimensions des pièces, taille des fenêtres...
• carnet d’adresses : faites une distinction entre contacts privés et contacts professionnels comme le plombier, l’électricien, le médecin, les numéros d’urgence...
• inventaire
• modes d’emploi
• prescriptions de lavage
• preuves de garantie
• clés de réserve
• carnet de prêts
• recettes

De temps en temps, vous achetez quelques nouveaux meubles, vous tapissez le living, peignez la cave ou mettez de nouveaux rideaux dans la cuisine... Pourquoi recalculeriez-vous à chaque fois les dimensions des chambres ou des fenêtres, alors que vous pouvez les conserver pour la prochaine fois ?
 
Un carnet de prêts est très pratique si on oublie souvent des choses que vous avez prêtées. Vous savez ainsi qui vous a emprunté quoi et quand et si vous l’avez déjà récupéré.
 
Veillez à avoir au moins une clé de réserve de toutes les clés et rangez-les dans une boîte.